Sales Surge
    SALES SURGEAlign•Automate•Accelerate
    Terug naar Cases
    Vita Brevis Fine Art logo
    Portretstudio voor kunstportretten (Verenigde Staten)

    Vita Brevis Fine Art

    Pipedrive als cockpit: boeken, inchecken, orders, belcampagnes en rapportage, allemaal vanuit de deal

    Pipedrive Platinum PartnerGebouwd door Sales Surge, Pipedrive Platinum Partner
    Kort

    Vita Brevis Fine Art, een portretstudio in Colorado Springs, draait het hele bedrijf nu vanuit Pipedrive. Bookers boeken een sessie en innen de reserveringsfee van $250 in de deal. Klanten checken in op een iPad, ProSelect-orders landen op de deal, JustCall belt campagnes die 4 keer per dag uit Pipedrive worden bijgevuld, en Surge Reports laat alles zien in 7 tabbladen.

    Hoe begon het?

    Vita Brevis Fine Art is een portretstudio in Colorado Springs, in de Verenigde Staten, met twee merken: Vita Brevis Fine Art en Love Pets Portraits. Klanten boeken een ontwerpsessie, betalen een reserveringsfee, en de studio maakt daarna de kunstportretten. In april 2026 tekende de studio voor een RevOps-omschakeling van 22 weken: een nieuwe Pipedrive implementatie, met twee apps in Pipedrive, een nieuwe belflow en rapportage over alle bronnen heen. De oplevering was op 26 september 2026.

    Sales Surge traint het team van Vita Brevis Fine Art op locatie in Colorado Springs
    Training op locatie in Colorado Springs: dag 1 van 3, met het hele team in de zaal voor de cutover.

    Wat was het probleem?

    1

    Eén gedeeld account, meer dan 70 pipelines

    Een team van ongeveer 25 mensen werkte op één gedeelde Pipedrive-login, verdeeld over meer dan 70 pipelines per bron, merk en sessietype. Niets was terug te leiden naar een persoon.

    2

    Geen dashboards, zes spreadsheets

    Er stonden 0 dashboards in Pipedrive. De rapportage liep via zes Google Sheets, en omzet stond helemaal niet in het CRM.

    3

    Papier in de studio

    Klanten checkten in op papier en tekenden een beleidsdocument dat vooraf gemaild werd. Daarna werd alles met de hand in het CRM overgetypt.

    4

    Bellen zonder systeem

    Bookers kozen zelf hun leads, haalden 8 gesprekken per uur tegen een norm van 20, en 15 tot 20 procent van de records was dubbel. De 129 automations erachter waren nergens beschreven.

    Kort: de studio verkocht goed, maar boeken, studio, bellen en rapportage stonden elk op een andere plek.

    Hoe werd Pipedrive de cockpit?

    Een standaard CRM dekt de pipeline. Deze studio had meer nodig: boeken met een fee, de studiodag zelf, bellen op volume en rapportage over alles heen. Dus hebben we die delen in Pipedrive gebouwd, en is de deal de plek waar alles begint en terugkomt. Daardoor is Pipedrive hier de cockpit.

    Scheduler: boekingsapp in de deal

    • Een Book Session-paneel op elke deal: de booker boekt en int de reserveringsfee van $250 in hetzelfde gesprek, zonder Pipedrive te verlaten
    • Datum, tijd, studio, fee en betaalstatus komen vanzelf op de deal en in de agenda
    • Een plek blijft 10 minuten vastgehouden bij een kaartbetaling en 48 uur als de klant een betaallink krijgt
    • Drie schema's met verspringende starttijden, zodat sessies nooit botsen

    Studio-app voor de studiodag

    • Inchecken op een iPad in kioskmodus: de klant controleert zijn gegevens, voegt gezinsleden toe en tekent het studiobeleid in ongeveer 2 minuten
    • Na de check-in schuift de deal zelf door naar de volgende stage
    • Het ProSelect-orderbestand gaat de app in: producten komen op de deal, de orderwaarde staat goed en de designer wordt gecrediteerd
    • Een geprinte dagsheet voor de studio, zonder systeemnotities

    JustCall met belcampagnes

    • Sales Dialer-campagnes vullen zichzelf 4 keer per dag uit Pipedrive-filters: nieuwe mensen erin, wie er niet meer hoort eruit
    • Bij de start waren dat 8 campagnes met 2.631 mensen
    • Gespreksnotitie, uitkomst en de AI-samenvatting van JustCall staan in één vastgepinde notitie op de deal
    • Een STOP-sms zet de deal op verloren; sms gaat via een geregistreerd 10DLC-nummer

    Surge Reports over alle bronnen

    • Surge Reports in 7 tabbladen: Leads, Bookings, Communications, Sales, Commissions, Production en Management
    • Bronnen: Pipedrive, JustCall, de boekingsapp, de Studio-app (elke 15 minuten), advertentiekosten per advertentiecode uit Meta en TikTok, en de mailbox van de studio
    • De definities per tegel komen van de eigenaar en de CIO, plus een alleen-lezen API voor de eigen tool van de eigenaar

    Een Pipedrive-basis die het draagt

    • 3 pipelines met 14 stages in plaats van meer dan 70: Lead, Booking en Production
    • 21 eigen gebruikers in plaats van één gedeelde login
    • 126.197 deals gemigreerd, en 0 dubbelen na de eerste dagelijkse dubbelencheck

    Make als motor eronder

    • Zapier vervangen door Make, opnieuw gebouwd en niet overgezet
    • 67 actieve Make-scenario's op 12 oktober 2026
    • De automatisering is wat de booker nooit ziet: die houdt deal, apps, JustCall en rapportage gelijk

    Hoe verliep de omschakeling?

    1. April 2026Contract getekend voor een RevOps-omschakeling van 22 weken
    2. 9 en 10 september 2026Cutover naar de nieuwe omgeving
    3. 26 september 2026Oplevering, alle bookers op JustCall, daarna hypercare met wekelijkse sessies
    4. 7 oktober 2026Vervolgopdracht getekend voor facturatie, Affirm en onderhoud

    De resultaten in getallen

    70+ → 3

    pipelines, van meer dan 70 naar Lead, Booking en Production

    1 → 21

    van één gedeelde login naar 21 eigen gebruikers

    126.197

    deals gemigreerd naar de nieuwe Pipedrive-omgeving

    ~2 min

    voor een check-in op de iPad, in plaats van papier

    4× per dag

    worden de belcampagnes uit Pipedrive-filters bijgevuld

    7

    rapportagetabbladen in Surge Reports, over alle bronnen heen

    You can not go wrong!
    "I believe most small businesses and some large ones get stuck at a level, and you do not know how to get to the next. We were there. … When he gave us the proposal, we were not just sold, but now we KNEW how to get to the next level! … You can not go wrong with Sales Surge and with Sander!"

    Vertaling: “Ik denk dat de meeste kleine bedrijven, en ook een paar grote, op een bepaald punt vastlopen en niet weten hoe ze verder komen. Daar stonden wij ook. … Toen hij ons het voorstel gaf, waren we niet alleen overtuigd, we WISTEN nu ook hoe we de volgende stap zetten. … Met Sales Surge en met Sander zit je niet fout.”

    Keith Starns, CIO, Vita Brevis Fine Art
    Review op de Pipedrive Marketplace, 8 oktober 2026

    Wat moet je weten voor zo'n traject?

    Een omschakeling van deze omvang is niet klaar op de dag dat je live gaat. Na de cutover op 9 en 10 september hebben we hypercare gedaan met wekelijkse sessies, en die liepen na de oplevering op 26 september gewoon door. Het bookingrapport kwam in die hypercare, in oktober, op 99 procent nauwkeurigheid, niet op dag één. En de apps groeien mee met de studio: facturatie in de Studio-app is de volgende stap, geen onderdeel van de oplevering. Reken die periode dus mee als je zoiets overweegt.

    Wat doen we nu?

    Wekelijkse hypercaresessies met de studio, voor vragen en kleine aanpassingen nu iedereen in de nieuwe inrichting werkt

    Een vervolgopdracht, getekend op 7 oktober 2026, voor facturatie, Affirm en onderhoud

    Is jullie team ook gegroeid voorbij een standaardinrichting? Lees hoe we Pipedrive voor grotere bedrijven aanpakken.

    Loop je tegen dezelfde grenzen aan?