Instantly.ai koppelen aan Pipedrive voor RevOps
Cold email in een losse tool laten draaien werkt niet. Bouw een outbound engine die terugschrijft naar je CRM en waar meetings uit komen.
De koppeling tussen Instantly.ai en Pipedrive kost 3 tot 5 uur om goed op te zetten
Waar je hem voor gebruikt: cold email campagnes die zichzelf in het CRM loggen
Sync richting: bidirectioneel (Instantly ↔ Pipedrive)
Wat het oplevert: replies belanden binnen een minuut bij een verkoper in plaats van in een tool die niemand opent
Wat is Instantly.ai?
Instantly.ai is een cold email platform voor hoog volume. Het beheert meerdere verzenddomeinen, warmt je mailboxen op en stuurt gepersonaliseerde sequences op schaal. Zie het als de infrastructuur onder je outbound.
Voor een RevOps-team lost Instantly het deliverability-probleem op waar de meeste cold email programma's op stuklopen. Maar de waarde ontstaat pas als je het aan je CRM hangt. Doe je dat niet, dan heb je een prima mailmotor en geen zicht op wat er gebeurt zodra iemand antwoordt.
Waarom je Instantly.ai aan Pipedrive koppelt
De hele historie op één plek
Elke mail, reply en reactie staat in Pipedrive. Dus niemand hoeft nog tussen twee tools te wisselen om te zien wat er met een lead is gebeurd.
100% van de activiteit gelogd
Deals ontstaan vanzelf
Reageert een lead positief, dan staat er automatisch een deal in Pipedrive. Zo valt er niemand tussen wal en schip.
Geen gemiste replies
Verkopers werken in één scherm
Warme leads staan in de pipeline waar je verkopers toch al de hele dag in zitten, niet in een mailtool die ze nooit openen.
Scheelt een uur per dag per verkoper
Waarom de meeste Instantly-Pipedrive koppelingen stuklopen
We hebben er ruim 30 gebouwd en doorgelicht. De meeste lekken kansen en maken tegelijk je CRM vies. Dit gaat er mis:
Elke stap van de sequence naar Pipedrive syncen
Je CRM loopt vol. Elke automatische mail verschijnt als activiteit. Een verkoper ziet niet meer het verschil tussen mail drie van zeven en een echt gesprek. De tijdlijn wordt onbruikbaar en het team vertrouwt het CRM niet meer.
Sync alleen wat betekenis heeft: eerste mail verstuurd, reply binnen, bounce en uitschrijving. Zet er een veld 'Campaign Name' bij op de Person om te zien in welke sequence iemand zit, en houd de rest uit je activiteiten.
Geen onderscheid tussen een positieve en een negatieve reply
Iemand mailt terug dat hij geen interesse heeft en of je hem wilt verwijderen, en je automatisering maakt een deal met 'Replied = Ja'. Je verkoper belt hem op. Hij meldt je als spam en je domein krijgt een tik.
Gebruik de reply-classificatie van Instantly. Maak alleen deals bij 'Interested' of 'Maybe'. Stuur 'Not Interested' naar een blokkeerlijst die met Pipedrive meeloopt, en 'Out of Office' naar een wachtrij van 30 dagen.
Dezelfde lead tegelijk in Instantly en in Pipedrive laten lopen
Iemand krijgt op dezelfde dag een koude mail uit Instantly en een nurture-mail uit Pipedrive. Twee verschillende verhalen van hetzelfde merk. Meestal schrijft hij zich daarna van allebei uit.
Zet een vlag in Pipedrive. Gaat een contact Instantly in, dan staat 'Active Outbound' op ja. Je automatiseringen in Pipedrive lezen die vlag en slaan die contacten over. Eén systeem is per moment de baas over het contact.
Versturen zonder te controleren wie er al in Pipedrive staat
Je importeert een koude lijst in Instantly. Tweehonderd daarvan zijn al klant of hebben een open deal. Die krijgen een koude prospectmail. Je beste accounts zijn dan verward en geïrriteerd, en dat kost meer dan de campagne oplevert.
Controleer voor elke campagne tegen Pipedrive. Bouw een blokkeerfilter met alle bestaande Persons, alle deals die niet verloren zijn en iedereen met 'Do Not Contact'. Ververs die lijst dagelijks.
Geen afspraak over wie een reply oppakt
Iemand reageert op dinsdag met interesse. Instantly zet hem op 'Replied'. Niemand ziet het tot vrijdag. Tegen die tijd is hij afgekoeld of praat hij al met een ander. Je had de lead en je bent hem kwijt.
Bouw een melding die direct afgaat. Positieve reply in Instantly zet vier dingen in gang: deal in Pipedrive, toewijzing aan een verkoper op regio of om de beurt, bericht in Slack, en een taak met twee uur erop. In outbound wint snelheid van alles.
Het verschil tussen 2 en 8 procent reply rate zit niet alleen in je copy of je targeting. Het zit in wat er na de reply gebeurt. Ik heb teams gezien met prima cold email die nul meetings haalden, omdat replies drie dagen in een wachtrij stonden. De beste gebruikers van Instantly behandelen een reply als een brandmelding: alles laten vallen en meteen reageren. Je koppeling moet dat mogelijk maken en er geen stappen bij verzinnen.
Stap voor stap koppelen
Een Instantly.ai account met API-toegang (Growth of hoger)
Een Pipedrive account waar je admin bent
Een Make.com account, want de logica hoort daar te staan
Opgewarmde verzenddomeinen, minimaal twee weken warm-up
Maak de custom fields in Pipedrive
Voeg toe: 'Instantly Campaign' (tekst), 'Active Outbound' (ja of nee), 'Last Instantly Sync' (datum) en 'Email Sequence Status' (keuzelijst met In Sequence, Replied, Bounced, Completed). Hierop draait de rest.
Zet de webhooks in Instantly aan
Ga in Instantly naar Settings en dan Integrations, en zet webhooks aan voor Lead Replied, Lead Bounced en Sequence Completed. Wijs ze naar je webhook-URL in Make.com.
Bouw het scenario dat replies verwerkt
Webhook komt binnen, de reply wordt geclassificeerd als Interested, Not Interested of Out of Office. Bij Interested zoek je in Pipedrive naar de Person. Bestaat hij, dan werk je hem bij en maak je een deal. Bestaat hij niet, dan maak je hem aan met deal. Daarna een bericht naar de verkoper in Slack.
Maak de blokkeerlijst die meeloopt
Draai elke dag een scenario dat alle Persons uit Pipedrive haalt met 'Active Outbound = Nee' en die klant zijn, een open deal hebben of op 'Do Not Contact' staan. Exporteer die adressen en zet ze als suppression list in Instantly.
Bouw de start van een campagne
Voeg je leads toe aan een campagne en zoek eerst in Pipedrive. Bestaat de Person en is hij niet geblokkeerd, zet dan 'Active Outbound = Ja' en log een activiteit. Bestaat hij niet, maak hem aan met bron 'Cold Outbound'.
Regel wie welke lead krijgt
Zet een router in Make.com. Verdeel deals op regio uit de verrijking, op bedrijfsgrootte of gewoon om de beurt. Vul het veld Owner al bij het aanmaken en zet er een opvolgtaak bij met twee uur erop.
Stuur vanuit Instantly een testmail naar je eigen adres
Reageer op die testmail en kijk of de webhook in Make.com afgaat
Controleer of de Person in Pipedrive is aangemaakt of bijgewerkt
Controleer of de deal is aangemaakt met de juiste eigenaar
Kijk of het bericht in Slack binnen 60 seconden binnenkomt
Test de blokkeerlijst door een bestaande klant toe te voegen en te zien dat hij wordt tegengehouden
Workflows die in productie draaien
Een nieuwe campagne starten
Zo begin je een campagne zonder je CRM te vervuilen
Bouw je doellijst in Apollo of LinkedIn Sales Navigator
Exporteer de leads met mailadres en bedrijfsgegevens
Draai de blokkeercheck tegen je export uit Pipedrive
Haal alle treffers uit je campagnelijst
Importeer de schone lijst in je Instantly-campagne
Laat Make.com de Persons in Pipedrive maken en 'Active Outbound' op ja zetten
Zet de sequence in Instantly aan
Een positieve reply afhandelen
Van reply naar pijplijn, binnen een paar minuten
De webhook van Instantly gaat af zodra er een reply is
Make.com bepaalt of de reply positief of negatief is
Bij interesse zet je de lead in Instantly meteen op pauze
Zoek of maak de Person in Pipedrive, met de hele context erbij
Maak de deal aan in de stage 'Meeting Requested'
Wijs een eigenaar toe op regio of om de beurt
Stuur een bericht in Slack met de tekst van de reply erin
Maak de taak 'Reageer op deze lead' met twee uur erop
Een campagne netjes afsluiten
Zo sluit je af en houd je je CRM schoon
De sequence in Instantly is voor alle leads afgelopen
De webhook gaat af op 'Sequence Completed'
Zet in Pipedrive 'Email Sequence Status' op Completed
Zet 'Active Outbound' terug op nee
Verplaats iedereen die niet reageerde naar nurture of naar je archieffilter
Maak het rapport: verstuurd, geopend, gereageerd, meeting geboekt
Reken uit wat een meeting je heeft gekost, zodat je de volgende campagne kunt vergelijken
Instantly naast de alternatieven
Sterk in gepersonaliseerde beelden
Eigen leaddatabase erbij
Bouwt ook landingspagina's
Duurder zodra je opschaalt
Minder verzendaccounts
Minder stevige tools voor deliverability
Teams die beeld in hun mail willen en meerdere kanalen combineren
Apollo.io Sequences
Zit al aan je Apollo-data vast
Verrijking en verzending in één tool
Prima voor kleinere teams
Deliverability is zwakker dan bij Instantly
Beperkte rotatie van mailboxen
Alles in één platform maakt het lastiger te vervangen
Teams die Apollo al draaien en hun stack klein willen houden
Vergelijkbaar met Instantly qua functies
Iets goedkoper
Prima API
Kleinere gebruikersgroep
Minder koppelingen
Minder vaak gezien op groot volume
Teams die op de kosten letten en het ecosysteem ervoor willen inleveren
Wil je dat wij dit voor je bouwen?
We hebben er ruim 30 gebouwd. De jouwe kan binnen een week draaien, met de overdracht van replies en de blokkeerlijst vanaf dag één op orde. Wil je het liever zelf doen, dan is deze pagina genoeg om mee te beginnen.
Plan een gesprek over de koppeling
Instantly.ai en Pipedrive koppelen [2026] | Cold email RevOps | Sales Surge
Complete handleiding om Instantly.ai aan Pipedrive te koppelen. Waarom de meeste cold email koppelingen stuklopen en hoe je een outbound engine bouwt waar meetings uit komen.
Campaign Name
Replied = Ja
Not Interested
Out of Office
Active Outbound
Do Not Contact
Instantly Campaign
Last Instantly Sync
Email Sequence Status
Active Outbound = Nee
Active Outbound = Ja
Cold Outbound
Meeting Requested
Reageer op deze lead
Sequence Completed
Pipedrive Implementatie
Pipedrive Implementation
CRM inrichting door Platinum Partner
CRM setup by Platinum Partner
HubSpot Implementatie
HubSpot Implementation
Inbound & marketing automation
Zoho CRM Implementatie
Zoho CRM Implementation
Flexibel CRM voor groeiende teams
Flexible CRM for growing teams
HubSpot naar Pipedrive Migratie
HubSpot to Pipedrive Migration
Volledige migratie, vaste prijs
Full migration, fixed price
Pipedrive Workflow Automatisering
Pipedrive Workflow Automation
Stop met admin, automatiseer follow-ups
Stop the admin, automate follow-ups
Pipedrive Integraties
Pipedrive Integrations
Custom gebouwd en uit de marketplace
Custom built and from the marketplace
Sales Automatisering
Sales Automation
Outbound, sequencing & workflows
Outbound Sales Funnel
End-to-end outbound funnel, vaste prijs
End-to-end outbound funnel, fixed price
Marketing Automatisering
Marketing Automation
Lead nurturing, scoring & campagnes
Lead nurturing, scoring & campaigns
AI Sales Agents
Intelligente agents voor je salesteam
Intelligent agents for your sales team
Revenue Dashboards
Real-time KPI's gekoppeld aan je CRM
Real-time KPIs connected to your CRM
RevOps Consultancy
Strategie, alignment & dashboards
Strategy, alignment & dashboards
Pipeline Repareren
Fix Sales Pipeline
Stop lekkages in je funnel
Stop leaks in your funnel
Outbound Opschalen
Scale Outbound Sales
Meer meetings, minder handwerk
More meetings, less manual work
Lead Conversie Verbeteren
Improve Lead Conversion
Van lead naar klant, sneller
From lead to customer, faster
Sales Automatiseren
Automate Sales Processes
Elimineer repetitief werk
Eliminate repetitive work
CRM Migratie
CRM Migration
Veilig overstappen zonder dataverlies
Switch safely without data loss
CRM & Implementatie
CRM & Implementation
Groei & Automatisering
Growth & Automation
Case Studies
Alle resources
All resources
Gidsen, playbooks en kennisbank
Guides, playbooks and knowledge hub
Alle vergelijkingen
All comparisons
CRM-vergelijkingen op een rij
CRM comparisons in one place
Pipedrive vs HubSpot
Pipedrive vs Salesforce
Pipedrive vs Zoho CRM
HubSpot vs Zoho CRM
Pipedrive vs GoHighLevel
Over Ons
flex flex-col gap-0.5 px-3 py-2.5 rounded-lg hover:bg-gray-50 transition-colors group
(min-width: 1024px)
Gratis Check
Free Check
fixed top-0 left-0 right-0 z-50 transition-all duration-300
Sales Surge
h-full w-full object-contain
flex items-center gap-1.5 text-sm font-medium transition-colors hover:opacity-70
left-1/2 -translate-x-1/2
h-3.5 w-3.5 transition-transform duration-200
absolute top-full pt-3
bg-white rounded-xl shadow-[0_8px_30px_rgb(0,0,0,0.12)] border border-gray-100 p-3
absolute inset-0 transition-all duration-300
max-w-6xl mx-auto
mt-4 inline-flex items-center gap-2 px-3 py-1.5 bg-white/5 border border-white/10 rounded-full text-xs text-white/60
mailto:info@sales-surge.nl
noopener noreferrer
text-white/70 hover:text-white transition-colors flex items-center gap-1.5
text-[10px] font-bold bg-primary/20 text-teal-on-dark px-1.5 py-0.5 rounded-full uppercase tracking-wider
We've Seen Hundreds of Pipedrive Accounts.
block group
text-[10px] font-bold bg-primary/30 text-teal-on-dark px-2 py-0.5 rounded-full uppercase tracking-wider
inline-flex items-center gap-1.5 bg-primary/20 text-teal-on-dark font-semibold text-sm px-4 py-2 rounded-xl group-hover:bg-primary/30 transition-colors
w-4 h-4 group-hover:translate-x-0.5 transition-transform
Pipedrive Platinum Partner. Wij richten uw CRM, automatisering en outbound zo in dat sales voorspelbaar groeit.
Pipedrive Platinum Partner. We set up your CRM, automation and outbound so sales grows predictably.
RevOps Aanpak
Alle producten
All products
Platforms & Partners
↳ Pipedrive Marketplace Profiel
↳ Pipedrive Marketplace Profile
Resources hub
Knowledge Hub
Pipedrive Gids
Pipedrive Guide
Outbound Gids
Outbound Guide
RevOps Gids
RevOps Guide
AI Sales Agent Gids
AI Sales Agent Guide
Pipedrive Partner Kiezen
Choose a Pipedrive Partner
Tool Gidsen
Tool Guides
Alle CRM vergelijkingen
All CRM comparisons
Pipedrive Prijzen Gids
Pipedrive Pricing Guide
HubSpot naar Pipedrive Checklist
HubSpot to Pipedrive Checklist
RevOps KPI Woordenlijst
RevOps KPI Glossary
Wat je CRM je zou vertellen als het eerlijk was
What Your CRM Would Tell You If It Were Honest
Niemand antwoordt op een e-mail die klinkt als een e-mail
Nobody Replies to an Email That Sounds Like an Email
We hebben honderden Pipedrive-accounts gezien.
Elk gesprek is data. Tenzij niemand het logt.
Every Conversation Is Data. Unless Nobody Logs It.
Waarom Sales Surge
Why Sales Surge
Visiting address
Pipedrive Setup Advisor
Beantwoord 12 vragen → ontvang een gratis maatwerk CRM blueprint met pipeline, velden & automatiseringen
Answer 12 questions → get a free custom CRM blueprint with pipeline, fields & automations
Start gratis
Start free
Alle rechten voorbehouden.
All rights reserved.
Partner Badge
SALES SURGE
Dutch Engineering
info@sales-surge.nl
AI Sprint
Pipedrive Partner
Apollo + Pipedrive
Instantly + Pipedrive
Make + Pipedrive
Clay + Pipedrive
AI Tool
Sales Surge - Align • Automate • Accelerate
width=device-width, initial-scale=1.0, maximum-scale=5.0
application/ld+json
min lezen
Setup tijd
Sync richting
Lees meer
Terug naar Kennisbank
Waarom 90% Het Verkeerd Doet
Expert Inzicht van Sander Vergouwen
Hoe Op Te Lossen
Ideaal voor
CRM & Pipedrive
Outbound & Sales
RevOps Strategie
Nieuws & Updates
Sander Vergouwen
Founder & CEO of Sales Surge
Sales-Surge B.V.
script[type="application/ld+json"]
/#sander-vergouwen
/#organization
/#website
Pipedrive Platinum Partner
Our number one CRM for B2B sales teams.
Onze nummer 1 CRM voor B2B sales teams.
HubSpot Partner
Marketing automation and sales in one ecosystem.
Marketing automation en sales in één ecosysteem.
Zoho Partner
Affordable CRM for SMB teams growing inside one suite.
Betaalbaar CRM voor MKB teams binnen één suite.
Apollo.io Certified
Sales engagement plus B2B contact data.
Instantly.ai Expert
Cold email at scale with deliverability that works.
Cold email op schaal met deliverability die werkt.
Dux-Soup Partner
LinkedIn outreach automation that stays inside the rules.
LinkedIn outreach binnen de regels.
Make.com Partner
The automation backbone that connects your stack.
De automatiseringsruggengraat van je stack.
CloudTalk Elite Partner
Cloud telephony that integrates with Pipedrive and HubSpot.
Cloud telefonie die integreert met Pipedrive en HubSpot.
PandaDoc Certified
Quotes and contracts straight from your CRM.
Quotes en contracten direct uit je CRM.
Pipeline design, automation, integrations and reporting.
Pipeline design, automatisering, integraties en rapportages.
Aligning sales, marketing and customer success.
Sales, marketing en customer success uitlijnen.
Outbound Sales Guide
Outbound Sales Gids
Stack, cadences and playbooks for predictable outbound.
Stack, cadences en playbooks voor outbound.
Marketing Automation Guide
Marketing Automatisering Gids
Lifecycle automation, lead scoring and nurture flows.
Lifecycle automatisering, lead scoring en nurture flows.
Sales Automation Guide
Sales Automatisering Gids
Where to automate inside Pipedrive without breaking it.
Waar je in Pipedrive moet automatiseren.
AI Sales Agents Guide
AI Sales Agents Gids
What AI sales agents can and cannot do.
Wat AI sales agents wel en niet kunnen.
Choosing a Pipedrive Partner
What separates a real Implementation Partner from a freelancer.
Wat een echte Implementation Partner onderscheidt.
Sync prospecting data and sequences without duplicating work.
Synchroniseer prospecting data en sequences.
Cold email at scale, replies into the right deal.
Cold email op schaal, antwoorden in de juiste deal.
Wire Pipedrive to the rest of your stack with Make.
Pipedrive koppelen aan je stack met Make.
Enrich, score and route accounts in Clay, push to Pipedrive.
Verrijk, score en route in Clay, push naar Pipedrive.
Terug naar alle partners
Back to all partners
Andere partners
Other partners
Bekijk de rest van onze gecertificeerde stack.
Browse the rest of our certified stack.
Terug naar de kennisbank
Back to the knowledge hub
Gerelateerde gidsen
Related guides
Verdiep je verder in aanpalende onderwerpen.
Go deeper into adjacent topics.
w-4 h-4 ml-1.5 group-hover:translate-x-1 transition-transform
Should I use Instantly's native Pipedrive integration or Make.com?
Use Make.com. The native integration is basic and lacks reply sentiment detection, conditional logic, and proper error handling. The extra $29/month for Make.com pays for itself in avoided mistakes and saved time.
How do I prevent sending cold emails to existing customers?
Build a daily suppression sync. Export all Pipedrive contacts who are customers, have open deals, or are marked Do Not Contact. Upload this list to Instantly's suppression feature before every campaign. Automate this with Make.com.
What happens if the same person is in Pipedrive and Instantly?
You need a source of truth. When adding to Instantly, set 'Active Outbound = Yes' in Pipedrive. Your Pipedrive automations should check this flag and skip any contacts currently in outbound sequences.
How fast should we respond to positive replies?
Under 2 hours is good. Under 30 minutes is great. Under 5 minutes is elite. Studies show reply rates drop 10x after the first hour. Build your workflow around speed. Slack alerts, mobile notifications, whatever it takes.
How many sending domains do I need?
Minimum 3, ideally 5+ for any serious volume. Each domain should have 2 inboxes. Warm up for 2 weeks before sending. If one domain gets flagged, you can keep campaigns running on others while you recover.
Gebruik ik de native koppeling van Instantly of Make.com?
Neem Make.com. De native koppeling is basaal en kan geen reply-sentiment lezen, geen voorwaarden aan en geen fouten opvangen. De €29 per maand voor Make verdien je terug in fouten die je niet maakt. Draai je maar één simpele campagne per kwartaal, dan is de native koppeling genoeg en hoef je dit niet te bouwen.
Hoe voorkom ik dat bestaande klanten een koude mail krijgen?
Bouw een blokkeerlijst die elke dag ververst. Exporteer alle contacten uit Pipedrive die klant zijn, een open deal hebben of op Do Not Contact staan, en zet die als suppression list in Instantly voor elke campagne. Laat Make.com dat doen, want met de hand vergeet je het na twee weken.
Wat als dezelfde persoon in Pipedrive en in Instantly zit?
Dan moet je afspreken wie de baas is. Gaat iemand Instantly in, dan zet je 'Active Outbound' in Pipedrive op ja. Je automatiseringen in Pipedrive lezen die vlag en slaan hem over zolang hij in een actieve sequence zit.
Hoe snel moeten we reageren op een positieve reply?
Binnen twee uur is goed, binnen 30 minuten is beter en binnen vijf minuten is uitzonderlijk. De kans op een gesprek zakt hard na het eerste uur. Bouw je workflow dus rond snelheid, met een bericht in Slack en een melding op de telefoon.
Hoeveel verzenddomeinen heb ik nodig?
Minimaal drie, en vanaf serieus volume liever vijf of meer. Per domein twee mailboxen, en minstens twee weken opwarmen voordat je begint. Krijgt één domein een tik, dan draai je door op de rest terwijl dat ene herstelt.
Active Outbound = Yes