Back to Cases

Roofing & Facade Cladding for Agriculture & Industry

From scattered spreadsheets to a fully connected, automated sales engine

How it started

noopener noreferrer

The Challenge

Scattered, spreadsheet-driven sales

Three sales reps tracked prospects and deals in separate Excel sheets and personal knowledge. There was no shared pipeline, no single source of truth, and no way for management to see what was really in the funnel.

Disconnected quoting and planning systems

Quotes were calculated in Robaws and project planning lived in vPlan, but neither system talked to the CRM. Deals had to be entered by hand in multiple places, creating duplicates and inconsistent customer data.

Untapped Meta lead generation

Facebook Lead Ads for both the Agriculture and SME segments generated a steady stream of leads, plus MM Montage's own postcode-based agricultural prospecting tool, but none of it landed automatically with the right rep. Leads sat unassigned or were distributed manually.

No follow-up automation or reporting

There were no nurture sequences for cold or lukewarm leads, and management had no dashboard for pipeline value, lead source ROI or rep performance against target, just a funnel spreadsheet that had stopped working.

In short: MM Montage had strong commercial momentum and growing lead volume, but was still running a manual, disconnected sales operation behind the scenes.

What we built

Pipedrive is the front of house. Behind it, Make.com runs a two-way, event-driven integration layer between Meta, Pipedrive, Robaws (ERP) and vPlan so every sales rep, planner and manager works from exactly the same truth about every customer, quote and project. That's what makes it a genuine single source of truth instead of just another CRM.

The integration architecture

Every arrow below is a live Make.com scenario with its own error handling, retries, deduplication and audit trail. Together they keep Pipedrive, Robaws and vPlan continuously aligned so no rep, planner or finance person ever has to reconcile records by hand.

Meta Lead Ads

Agriculture and SME leads routed to the correct pipeline and rep, with campaign, ad set and lead-source stamped on the deal.

Robaws (ERP)

Every quote created in Robaws lands in Pipedrive as a deal with value, m², product type, quote number and PDF attached.

Won deals create or update the customer in Robaws; contact, address and VAT data stay identical in both systems.

Pipedrive (Won)

New project auto-created with the right template, planner, roof m² and Robaws reference; the vPlan project ID is written back into Pipedrive.

Status changes, start dates and planner updates sync back so sales sees the live project status without asking operations.

Digital signature

Pipedrive + Robaws

Signed status, signer, timestamp and PDF update both systems in the same moment, closing the loop from quote to signed job.

Pipedrive as central backbone

Three segmented pipelines: Agriculture, SME and New-build/Industry, each with a clear stage flow from inbound request to won or lost

Custom fields for roof surface area (m²), product type, win probability, expected decision date and Robaws quote/customer IDs so records stay linked across systems

Full historical data import from existing prospect lists and leads-without-quote sheets, deduplicated against Robaws and labeled by segment

Make.com as the automation backbone

A dedicated Make.com workspace with a separate scenario per data object (leads, deals, quotes, customers, projects), each with its own error handling, retry logic and audit log

Daily pull from Robaws: every new or updated quote is written into Pipedrive as a deal with the correct pipeline, stage, value, m², product type and Robaws quote number linked back

Two-way Robaws-Pipedrive customer sync: won deals in Pipedrive create or update the customer in Robaws, while address, contact and VAT data flow from Robaws back into Pipedrive so both systems stay identical

Webhook triggers on stage changes, won/lost events and quote status so Pipedrive, Robaws and vPlan update each other in near real time instead of overnight batches

vPlan hand-off: the moment a deal is Won, Make.com's native vPlan module creates the project with the right template, planner, m² and Robaws reference, and writes the vPlan project ID back into Pipedrive

Built-in monitoring, deduplication and Make credit management so the automation layer stays reliable as lead and quote volume scales

Meta lead ads straight into the right pipeline

Facebook Lead Ads for the Agriculture campaign and the SME campaign are connected via Make.com and land automatically in the correct pipeline

Every lead is assigned to the right sales rep the moment it comes in, with campaign and ad-source stamped on the deal for later ROI reporting

MM Montage's own postcode-based lead generation agent is being scoped for the same automatic hand-off

Digital quotes and project handoff

Quotes calculated in Robaws are pulled into Pipedrive with value, valid-until date and PDF, ready to be sent and digitally signed straight from the CRM

Signed status, signer, timestamp and signed PDF sync back into both Pipedrive and Robaws automatically, so sales, finance and planning see the same 'signed' moment

On Won, Make.com creates the vPlan project, links it to the Pipedrive deal and notifies the planner, no manual re-entry, no forgotten jobs

Any downstream change on the project (start date, planner, status) flows back into Pipedrive so account managers always see the live status of their sold work

Segmented nurture flows in Pipedrive Campaigns

A cold-lead flow (3 emails over 8 weeks) and a lukewarm flow (4 emails over 4 weeks), each tailored to the Agriculture and SME segments

Automatic labeling of won and lost contacts into a quarterly newsletter flow, so no relationship goes cold

Inactivity triggers that create a follow-up task or reminder after a set number of days, weekends excluded

Pipedrive Insights dashboards

Pipeline value per rep, lead time per stage, lead source overview and conversion rate per segment

Individual and team targets built directly into the standard reporting, replacing a broken Excel funnel sheet

A shared view for management to steer the business on real data instead of gut feeling

The Results

One system instead of three spreadsheets

All three sales reps and management now work from a single Pipedrive instance instead of personal Excel sheets, with every deal, quote and customer interaction logged in one place.

Leads land automatically with the right rep

Meta leads for both Agriculture and SME are routed and assigned the moment they come in, removing the manual triage step that used to slow things down.

Faster adoption, clearer pipeline visibility

The sales team picked up the new workflow faster than expected, and management now has a live view of pipeline value, conversion rate per segment and rep performance against target.

The sales reps picked it up surprisingly fast. We're very happy with it so far.

What we do now

Hypercare support during rollout: staying close to the MM Montage team on progress, small adjustments and questions as usage picks up

Fine-tuning the Make.com automation layer, including deal-rotting rules for long-running deals and credit management as volume grows

Exploring more automated Meta ad-spend attribution per deal, alongside the current manual allocation, to sharpen ROI reporting

Scoping Fase 2: CloudTalk calling integration and deeper prospecting automation, including MM Montage's own postcode-based agricultural lead agent

Want similar results?

Schedule a call

The Complete Pipedrive RevOps Stack

Connect CRM, outbound, calling, and proposals into a single source of truth.

From Busywork to Revenue

Eliminate 12+ hours of admin work per week with smart automation.

Pipedrive CRM Mastery

Everything you need to implement, optimize, and scale Pipedrive.

Knowledge Hub

Terug naar Cases

Dak- en gevelbeplating voor landbouw en industrie

Van drie losse Excel-lijsten naar één pijplijn die met de andere systemen praat

Hoe het begon

De Uitdaging

Versnipperde, Excel-gedreven sales

Drie verkopers hielden hun prospects en deals bij in een eigen Excel en in hun hoofd. Geen gedeelde pijplijn dus, en management kon niet zien wat er in de funnel zat zonder het te gaan vragen.

Losstaande offerte- en planningssystemen

Offertes werden gerekend in Robaws, de planning liep in vPlan, en geen van beide praatte met het CRM. Dus werd een deal op drie plekken ingetikt, met dubbele records en klantdata die per systeem verschilde.

Onbenutte Meta-leadgeneratie

De Facebook Lead Ads voor landbouw en voor KMO leverden gestaag leads op, net als de eigen postcodetool van MM Montage. Maar er ging niets automatisch naar een verkoper. Dus bleef een lead liggen, of werd hij met de hand verdeeld.

Geen opvolgautomatisering of rapportage

Voor koude en lauwe leads liep geen enkele sequence. En management had geen dashboard voor pijplijnwaarde, leadbron of verkoop tegenover target. Wat er was, was een funnel-spreadsheet die het had begeven.

Kort: commercieel liep het en het leadvolume groeide, maar de sales-operatie eronder was handwerk in drie systemen die elkaar niet kenden.

Wat we hebben gebouwd

Pipedrive is de voorkant. Daarachter ligt Make.com als koppellaag tussen Meta, Pipedrive, Robaws en vPlan, in twee richtingen en op events. Dus een verkoper, een planner en de directeur kijken naar dezelfde klant, dezelfde offerte en hetzelfde project. Dat is wat het één plek maakt waar het antwoord staat, en niet gewoon een CRM erbij.

De integratiearchitectuur

Elke pijl hieronder is een scenario in Make.com dat echt draait, met eigen foutafhandeling, retries, ontdubbeling en een audit trail. Samen houden ze Pipedrive, Robaws en vPlan gelijk, zodat niemand nog records zit na te lopen.

Leads uit landbouw en KMO gaan naar de juiste pipeline en de juiste verkoper, met campagne, ad set en leadbron als vast veld op de deal.

Elke offerte uit Robaws landt in Pipedrive als deal, met waarde, m², producttype, offertenummer en de pdf erbij.

Een gewonnen deal maakt of werkt de klant bij in Robaws. Contact, adres en btw-gegevens blijven in beide systemen gelijk.

Pipedrive (Gewonnen)

Het project wordt aangemaakt met het juiste sjabloon, de planner, de dakoppervlakte en de Robaws-referentie. Het vPlan-project-ID komt terug in Pipedrive.

Statuswijziging, startdatum en planner komen terug, dus sales ziet waar een project staat zonder even bij de planning langs te lopen.

Digitale handtekening

Ondertekenstatus, ondertekenaar, tijdstip en pdf gaan op hetzelfde moment naar beide systemen, van offerte tot getekende opdracht.

Pipedrive als centrale backbone

Drie pipelines, apart gehouden: Landbouw, KMO en Nieuwbouw of Industrie. Elk met een eigen fase-flow van aanvraag tot gewonnen of verloren

Custom fields voor dakoppervlakte in m², producttype, winkans, verwachte beslisdatum en de Robaws-offerte- en klant-ID's. Die ID's zijn de sleutel waarmee de systemen elkaar terugvinden

De historie ingelezen uit de bestaande prospectlijsten en de sheet met leads zonder offerte, ontdubbeld tegen Robaws en per segment gelabeld

Make.com als automatiseringsmotor

Een eigen Make.com-omgeving met per data-object een apart scenario: leads, deals, offertes, klanten, projecten. Elk met eigen foutafhandeling, retries en een audit log

Dagelijks trekken we Robaws leeg. Elke nieuwe of gewijzigde offerte komt als deal in Pipedrive, met de juiste pipeline, fase, waarde, m², producttype en het offertenummer als koppelsleutel

Klant-sync in twee richtingen. Een gewonnen deal maakt of werkt de klant bij in Robaws, en adres, contact en btw-gegevens komen vanuit Robaws terug naar Pipedrive

Webhooks op fasewissel, op gewonnen en verloren en op offertestatus. Dus staat het er binnen seconden in plaats van na de nachtelijke batch

De overdracht naar vPlan. Gaat een deal op Gewonnen, dan maakt Make het project aan met het juiste sjabloon, de planner, de m² en de Robaws-referentie, en schrijft het project-ID terug

Monitoring, ontdubbeling en het bijhouden van de Make-credits, zodat de koppellaag het volhoudt als het lead- en offertevolume oploopt

Meta-leadadvertenties rechtstreeks in de juiste pipeline

De Facebook Lead Ads voor landbouw en voor KMO hangen via Make.com aan Pipedrive en komen in de pipeline van hun eigen segment terecht

Een lead krijgt bij binnenkomst meteen een eigenaar, met campagne en advertentiebron als vast veld op de deal, zodat je later kunt terugrekenen wat een kanaal kost

De eigen postcodetool van MM Montage staat gepland voor dezelfde route

Digitale offertes en projectoverdracht

Een offerte die in Robaws is gerekend komt in Pipedrive binnen met waarde, geldig tot en de pdf, klaar om vanuit het CRM te versturen en digitaal te laten tekenen

Ondertekenstatus, ondertekenaar, tijdstip en de getekende pdf gaan terug naar Pipedrive én naar Robaws. Dus sales, administratie en planning kijken naar hetzelfde moment van tekenen

Op Gewonnen maakt Make het vPlan-project aan, hangt het aan de deal en zet de planner erop. Geen overtypen, en geen opdracht die blijft liggen

Verandert er iets aan startdatum, planner of status, dan komt dat terug in Pipedrive, zodat de accountmanager ziet waar zijn verkochte werk staat

Gesegmenteerde nurture-flows in Pipedrive Campaigns

Een flow voor koude leads met 3 e-mails over 8 weken en een flow voor lauwe leads met 4 e-mails over 4 weken, met eigen teksten voor landbouw en voor KMO

Gewonnen en verloren contacten worden automatisch gelabeld voor de kwartaalnieuwsbrief, zodat een relatie niet stilletjes afkoelt

Blijft het stil, dan komt er na een ingesteld aantal dagen vanzelf een opvolgtaak. Weekends tellen niet mee

Pijplijnwaarde per verkoper, doorlooptijd per fase, wat elke leadbron oplevert en de conversie per segment

Targets per persoon en per team zitten in de standaardrapportage, in plaats van in de Excel-funnelsheet die het had begeven

Eén overzicht dat management deelt, zodat het gesprek over cijfers gaat en niet over wie het anders herinnert

De Resultaten

Eén systeem in plaats van drie spreadsheets

De drie verkopers en management werken nu in dezelfde Pipedrive-omgeving. Elke deal, elke offerte en elk contactmoment staat op één plek gelogd.

Leads komen automatisch bij de juiste verkoper terecht

Meta-leads uit landbouw en uit KMO krijgen bij binnenkomst hun eigenaar. Daarmee is de handmatige verdeelstap weg, en dat was de stap waar de vertraging zat.

Snellere adoptie, helderder zicht op de pijplijn

Het salesteam pakte de nieuwe manier van werken sneller op dan we hadden ingeschat. Management ziet nu live de pijplijnwaarde, de conversie per segment en de stand tegenover target.

De verkopers zijn er verrassend snel mee onderweg. Voorlopig heel tevreden.

Wat we nu doen

Hypercare tijdens de uitrol. Kort contact met het team van MM Montage over voortgang, kleine aanpassingen en de vragen die pas komen als mensen het echt gebruiken

De Make.com-laag bijstellen, met regels voor deals die te lang stilstaan en met een oog op het creditverbruik als het volume oploopt

Uitzoeken of we de Meta-advertentiekosten per deal automatisch kunnen toerekenen. Dat gaat nu nog met de hand en dat is de zwakke plek in de rapportage

Fase 2 aftekenen: CloudTalk erbij voor de telefonie, en de eigen postcode-leadagent voor landbouw meenemen in dezelfde route

Ook zulke resultaten?

Plan een gesprek

De Complete Pipedrive RevOps Stack

Verbind CRM, outbound, bellen en offertes tot één plek waar het antwoord staat.

Van Busywork naar Revenue

Waar de 12 uur administratie per week zit en wat je ervan kunt automatiseren.

Pipedrive CRM Meesterschap

Wat je nodig hebt om Pipedrive in te richten en daarna scherp te houden.

Pipedrive as single source of truth across Robaws and vPlan

MM Montage

absolute inset-0 opacity-5

linear-gradient(rgba(255,255,255,0.1) 1px, transparent 1px), linear-gradient(90deg, rgba(255,255,255,0.1) 1px, transparent 1px)

60px 60px

w-full h-full object-contain

text-5xl md:text-6xl lg:text-7xl font-heading font-bold text-white

text-2xl md:text-3xl lg:text-4xl text-white/80 font-heading max-w-4xl leading-tight

group relative

absolute -inset-0.5 bg-gradient-to-r from-black via-accent to-black rounded-2xl opacity-0 group-hover:opacity-30 blur transition-opacity duration-500

w-4 h-4 text-teal-ink flex-shrink-0 mt-0.5

px-3 py-1.5 bg-black text-white text-xs font-heading font-bold rounded-lg

px-3 py-1.5 bg-accent/15 text-navy text-xs font-heading font-bold rounded-lg border border-accent/30

{t.roi.quote}

Gerelateerde Content

MM Montage: A Full Pipedrive Sales Engine | Sales Surge